Zarządzenie Nr 247/2025/OR z dnia 22 grudnia 2025 roku
Zarządzenie Nr 247/2025/OR
Burmistrza Miasta Sandomierza
z dnia 22 grudnia 2025 r.
w sprawie utworzenia i postępowania z informatycznymi nośnikami danych w składach informatycznych nośników danych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu.
Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz.U. z 2025 r., poz. 1153 – t.j.) w związku z § 1 ust. 2 i 3, § 2 pkt 11, § 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz
§ 46, § 47 i § 48 Załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz.67 i Nr 27, poz. 140) - zarządza się, co następuje:
§ 1
1. Tworzy się składy informatycznych nośników danych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu
dla informatycznych nośników danych gromadzonych przy sprawach prowadzonych w systemie
tradycyjnym, które znajdują się w komórkach organizacyjnych wyszczególnionych i oznaczonych
symbolami jak w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, zwane dalej składami SIND.
2. Wykaz osób odpowiedzialnych za prowadzenie SIND stanowi załącznik nr 1 do niniejszego
zarządzenia.
§ 2
1. Każdy informatyczny nośnik danych wpływający do urzędu podlega rejestracji w sposób wskazany
w § 46-48 instrukcji kancelaryjnej.
2. Za właściciela źródłowych informatycznych nośników danych dotyczących dokumentacji spraw
uważać się będzie pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie tych spraw i kierowników
komórek organizacyjnych, w ramach których działają.
3. Osoby wskazane w § 2 pkt. 2 niniejszego zarządzenia zobowiązane są do współdziałania z Wydziałem
Organizacyjnym – wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. informatycznych, w zakresie dokonania
kontroli antywirusowej dostarczonych nośników.
4. Informatyczne nośniki danych które wpłynęły do urzędu lub zostały wytworzone na stanowiskach
pracy i wchodzą w skład sprawy, przekazuje się do jednego ze SIND, o których mowa w § 1 ust. 1
niniejszego zarządzenia.
5. Dla potrzeb prowadzenia przedmiotowej sprawy dane z informatycznego nośnika danych mogą być:
a) umieszczone w postaci folderów o zawartości odpowiadającej zawartości nośników źródłowych
- lokalnie na pojedynczych stanowiskach komputerów osobistych osób wyszczególnionych
w § 2 pkt. 2 niniejszego zarządzenia, do których dostęp użytkowników będzie skonfigurowany
tak, aby mogli te dane tylko odczytać bez możliwości ich zmiany;
b) skopiowane na nowym nośniku (robocza kopia) zawierającym odpowiednie dane lub całość
zawartości nośnika źródłowego.
§ 3
1. W składzie SIND przechowuje się następujące typy nośników danych: płyta CD-R lub DVD-R,
pamięć komputera, dysk zewnętrzny, dysk twardy, dyskietka, pendrive, karta pamięci, itp.
2. Informatyczne nośniki danych przechowuje się w wydzielonym / i odpowiednio zabezpieczonym/
miejscu przez kierownika komórki organizacyjnej czy samodzielne stanowisko, określone
w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego zgodnie z § 1 ust. 2 niniejszego zarządzenia.
§ 4
1. Każdy informatyczny nośnik danych przekazany do SIND powinien być trwale oznakowany
w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację, a to:
a) numer kancelaryjny zawierający: kolejny numer sprawy wynikający z rejestru korespondencji
przychodzącej oddzielony kropką od dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego oddzielonych
kropką od oznacznika rejestru tj. DG (Dziennik Główny);
b) odpowiedni znak sprawy (klasa z wykazu akt), z którym powiązany jest nośnik: zgodny
z postanowieniami § 3 i 4, i/lub § 6 i 7, i/lub § 8 instrukcji kancelaryjnej;
c) numer z danego rejestru składu SIND zawierający: symbol z wykazu składów informatycznych
nośników danych wg. załącznika nr 1 do niniejszego zarządzenia oddzielony kropką od numeru
kolejnego w składzie oddzielony czteroma cyframi roku kalendarzowego;
d) w przypadku kopii nośnika stosuje się oznakowanie takie jak powyżej opisano tj. w § 4 pkt 1
lit. e, z dodaniem po kropce dużej litery N z cyfrą określającą kolejny numer danego nośnika-
kopii.
2. Wzór przykładowego oznakowania płyty CD przedstawia załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Przekazanie nośników odbywa się za pokwitowaniem, którego wzór określa załącznik nr 3 do
niniejszego zarządzenia.
4. W aktach sprawy w miejscu informatycznego nośnika danych umieszcza się kartę informacyjną,
o której mowa w § 5 pkt 3.
5. Odpowiedzialnymi za prawidłowe oznakowanie i przekazanie informatycznych nośników danych do
SIND są pracownicy merytoryczni prowadzący daną sprawę.
§ 5
Wyznaczony pracownik o którym mowa w § 1 ust. 2 niniejszego zarządzenia jest odpowiedzialny za właściwe przyjmowanie, przechowywanie, wypożyczanie informatycznych nośników danych ze SIND, w tym ochronę przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, a to:
1) Przed przyjęciem informatycznego nośnika danych do składu sprawdza czy został właściwie
oznakowany.
2) Ponosi odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ewidencji nośników danych zgromadzonych
w SIND, w tym za prowadzenie rejestru przesyłek w składzie. Odnotowuje przyjęcie
informatycznego nośnika danych do składu - w rejestrze przesyłek w składzie informatycznych
nośników danych, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
Nadawanie numerów ewidencyjnych prowadzi się obrębie dla danego roku kalendarzowego.
3) Przygotowuje trzy egzemplarze kart informacyjnych nośnika danych, wg wzoru stanowiącego
załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. Jeden egzemplarz przekazuje się pracownikowi
merytorycznemu celem włączenia do akt sprawy w miejsce informatycznego nośnika danych, drugi
pozostawia przy nośniku, a trzeci wpina do teczki aa. SIND.
4) Udostępnia kopie danych z pierwotnych nośników, a nie ich samych – bez ryzyka wtórnej infekcji
lub nadpisania przechowywanych danych.
5) Stosownie do decyzji właściciela danych zdeponowanych w SIND dostęp do tych danych będzie,
w razie potrzeby, ograniczony do wskazanych grup użytkowników SIND (np. dla uniknięcia
nieautoryzowanego kopiowania danych objętych prawami autorskimi, itp.).
6) Udostępnienie (wypożyczenie) informatycznego nośnika danych (kopii) ze SIND odbywa się na
podstawie wniosku którego wzór określa załącznik nr 6 niniejszego zarządzenia.
7) W miejsce udostępnionego informatycznego nośnika danych, należy umieścić kartę zastępczą
zawierającą dane i informacje dotyczące m.in.: SIND, nośnika, daty jego wypożyczenia i zwrotu,
której wzór określa załącznik nr 7 niniejszego zarządzenia.
8) Założenia i prowadzenia teczki aa. dotyczącej składu tj.: „1610.10. Urządzenia do rejestracji
i monitorowania obiegu przesyłek i pism. Dokumentacja związana z prowadzeniem składu
informatycznych nośników danych SIND-........”. Kat. arch. BE10.
§ 6
1. W SIND wyszczególnionych w § 1 ust. 1 niniejszego zarządzenia - informatyczne nośniki danych
przechowuje się przez okres pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku
następującego po roku, dla którego powstał rejestr przesyłek w składzie.
2. Po upływie ww. okresu nośniki przekazuje się do Wydziału Organizacyjnego - wieloosobowego
stanowiska pracy ds. informatycznych. Przekazanie nośników odbywa się spisem zdawczo-
odbiorczym informatycznych nośników danych, którego wzór określa załącznik nr 8 do niniejszego
zarządzenia.
§ 7
Wydział Organizacyjny – wieloosobowe stanowisko pracy ds. informatycznych, dalej zwany
SIND-OR-I:
1. Tworzy układ informatycznych nośników danych na podstawie informacji przekazanych przez
komórki organizacyjne urzędu (wyszczególnione w załączniku nr 1 niniejszego zarządzenia)
zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku nr 8 do niniejszego zarządzenia, dla danego roku
kalendarzowego.
2. Przeprowadza czynności związane ze sprawdzeniem stanu nośników, zabezpieczeniem i ochroną
przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, i/lub utworzeniem innego nośnika spełniającego
bezpieczeństwo przechowywania przez okres nie krótszy niż 5 lat.
3. Przekazuje w uzgodnieniu z i do Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w Sandomierzu
odrębne nośniki, na których znajdują się materiały archiwalne tj. kat. „A” i dokumentacja
niearchiwalna tj. kat. „B” na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego, którego wzór określa załącznik
nr 9 do niniejszego zarządzenia.
4. Wykonuje okresowo (nie rzadziej niż co 5 lat) pełne i przyrostowe kopie bezpieczeństwa, które
przechowuje w uzgodnieniu z Archiwum Zakładowym w lokalizacji ograniczającej ryzyko ich utraty
lub zniszczenia /w posiadanym przez urząd sejfie na nośniki o certyfikowanej klasie zabezpieczeń
antywłamaniowych i odporności ogniowej/.
5. Po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym – na podstawie uzyskanej zgody na
wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub po przekazaniu materiałów archiwalnych do
Archiwum Państwowego dokonuje usunięcia z wszystkich nośników, na których dokonano zapisu
danych z informatycznych nośników i dokumentacji tworzącej akta związane z SIND, zgodnie
z postanowieniami zawartymi w ww. rozporządzeniu.
§ 8
Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta oraz naczelnikom wydziałów, kierownikom referatów i samodzielnym stanowiskom pracy, które wyszczególniono w § 1 ust. 2 niniejszego zarządzenia.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.