1. Zaproszenie do złożenia oferty.

RZP.271.2.13.2025.MZI                                                             

Sandomierz, 27.10.2025r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
na zadanie pn. „Zakup i dostawa przewoźnej  pompy do wody zanieczyszczonej dla Gminy Sandomierz w ramach Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej (OLiOC) na lata 2025 - 2026. Obszar Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw. Dział: Uzupełnienie zasobów infrastruktury zadań OLiOC.

1. Dane Zamawiającego:

nazwa: Gmina Sandomierz

adres: 27-600 Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3

telefon: (+48 15) 815-41-00

NIP:  864-17-51-939

Godziny urzędowania:

poniedziałek 8:00-16:00

wtorek, środa, czwartek, piątek  7:00-15:00

e-mail:

2. Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie niepodlegającym Ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) zgodnie z §7 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej niż 130 000,00 zł.

3. Opis przedmiotu zamówienia: Zakup i dostawa przewoźnej pompy do wody zanieczyszczonej umożliwi sprawne wypompowanie zanieczyszczonej wody z miejsc narażonych na podtopienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do Zaproszenia.

Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych w przypadku gdy Zamawiający opisując przedmiot zamówienia posłuży się wskazaniem pochodzenia (znak towarowy, nazwy własne, typy, pochodzenie, marka, producent, patent, dostawcy, normy, aprobaty, specyfikacje techniczne, systemy referencji technicznych) i mają one jedynie charakter pomocniczy dla określenia cech zastosowania. Wykonawca może zaoferować przedmiot równoważny, który posiada co najmniej takie same lub lepsze normy, parametry techniczne, jakościowe, funkcjonalne, będzie tożsamy tematycznie i o takim samym przeznaczeniu oraz nie obniży określonych w  szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia standardów.

 Kody CPV:

 34144213-4 Motopompy.

 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa:

• Szczegółowy opis przedmiot zamówienia  (stanowiący załącznik nr 1 do Zaproszenia).
• Projekt umowy (stanowiący załącznik nr 2 do Zaproszenia).

Wykonawca zaproszony oraz pobierający wersję elektroniczną Zaproszenia z Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego zobowiązany jest do jej monitorowania do dnia składania ofert, gdyż zamieszczane tam są ewentualne wyjaśnienia oraz / lub zmiany treści Zaproszenia. Dokonane w ten sposób wyjaśnienia/zmiany stają się częścią Zaproszenia i będą dla wykonawców wiążące.

4. Termin wykonania zamówienia:

Termin realizacji przedmiotu zamówienia:  do dnia 15.12.2025 r.

5. Warunkiem udziału w postępowaniu jest przedłożenie następujących oświadczeń i dokumentów:

1) formularz oferty (stanowiący załącznik nr 3 do Zaproszenia).

2) aktualne dokumenty potwierdzające status prawny Wykonawcy, np. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Oferta nie musi zawierać tych dokumentów w przypadku wskazania w ofercie przez wykonawcę, że są one dostępne w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych.

3) aktualne świadectwo dopuszczenia zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie wykazu wyrobów służących zapewnieniu bezpieczeństwa publicznego lub ochronie zdrowia i życia oraz mienia, a także zasad wydawania dopuszczenia tych wyrobów do użytkowania (Dz. U. Nr 143 poz. 1002 z późniejszymi zmianami) - kserokopia dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem załączona do oferty.

6. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:
   1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną;
   2) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu;
   3) Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
    
7. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:

- w sprawach procedury: Joanna Pawelczyk - kierownik Referatu Zamówień Publicznych tel. +48 15 81-54-132, Magdalena Zioło - inspektor w Referacie Zamówień Publicznych tel. +48 15 81-54-207.

- w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia: Aleksandra Grzesik -  stanowisko ds. obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej  Urzędu Miejskiego w Sandomierzu, tel. +48 15 81-54-216.

8. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:

Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie kryterium:

a) Cena - 60%;

b) Udzielona gwarancja na dostawę motopompy - 40%.

 Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi zasadami:

a) Cena :

C= Cn/Cob x 60%

Gdzie

C – liczba pkt przyznanych wykonawcy w tym kryterium.

Cn najniższa cena oferowana spośród złożonych ofert.

Cob – cena ofertowa badanej oferty.

60% - waga kryterium

Przyjmuje się  że 1 % = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba pkt w kryterium „cena”.

Maksymalna liczba punktów w kryterium „cena”: 60 pkt.

b) Udzielona gwarancja na dostawę motopompy:

G=Gob/Gn x 40%

G- liczba pkt przyznanych wykonawcy w tym kryterium.

Gob – Oferowany termin gwarancji oferty ocenionej ( w pełnych mc – z zastrzeżeniem iż ocenie zostanie poddana gwarancja nie krótsza niż 24 mc i nie dłuższa niż 48 mc. W przypadku niewypełnienia przez Wykonawcę w formularzu ofertowym pola określającego długość okresu gwarancji będzie to równoznaczne
z udzielaniem gwarancji na okres 24mc .

W przypadku zaoferowania dłuższego niż 48 miesięcy okresu gwarancji do wyliczenia punktów zostanie przyjęta wartość 48 miesięcy, natomiast do umowy zostanie wpisany okres gwarancji zaproponowany przez Wykonawcę.

Gn – najkorzystniejszy oferowany termin gwarancji w ofertach (w pełnych mc – z zastrzeżeniem, iż nie więcej niż 48 mc).

40% waga kryterium.

Przyjmuje się  że 1 % = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba pkt w kryterium „udzielona gwarancja na dostawę motopompy”.

Maksymalna liczba punktów w  kryterium  „udzielona gwarancja na dostawę motopomy”: 40 pkt.

c) Całkowita liczba pkt jakie otrzyma dana oferta obliczona zostanie na podstawie poniższego wzoru:

Lp=C+G.

Gdzie Lp – liczba punktów.

C – Punkty przyznane w kryterium „cena”.

G - Punkty przyznane w kryterium  „udzielona gwarancja na dostawę motopompy”.

Najkorzystniejszą ofertą będzie oferta, która uzyskała najwyższą ilość punktów.
Maksymalna możliwa liczba punktów do uzyskania – 100. 

Jeśli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert dokona wyboru oferty z niższą ceną.

9.  Zamawiający pozostawia ofertę bez rozpatrzenia w następujących przypadkach:

- treść oferty nie odpowiada treści Zaproszenia do składania ofert;
- oferta wpłynęła po terminie składania ofert.

10. Zamawiający dopuszcza negocjacje ceny oraz pozostałych warunków z Wykonawcami, którzy odpowiedzieli na zaproszenie zgodnie z § 7 ust. 8 -  Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej niż 130 000,00 zł.
     
11. Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości zamówienia nie zostały przyznane.
     
12. Miejsce i termin złożenia ofert:
    1) Miejsce: Biuro Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3.
    2) Termin: Ofertę należy złożyć do dnia: 04.11.2025 r. do godz. 10:00.

Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz oraz opisane:

3) Składana oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia. Oferta musi być złożona, pod rygorem nieważności w formie pisemnej, zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia w formie elektronicznej.
4) Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty spełniającej zapisy zapytania ofertowego przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
6) Oferta podpisana przez osobę, lub osoby nieupoważnione do reprezentowania Wykonawcy w świetle dokumentów dołączonych do oferty, zostanie odrzucona.  
7) Cena w formularzu oferty powinna być sporządzona zgodnie z pkt.1 formularza. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu jej składania.
8) O wyniku niniejszego postępowania prowadzonego w trybie „porównania cen” Zamawiający poinformuje  wykonawców poprzez zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł”- stosownej informacji.

13. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z postępowaniem w trybie zapytania ofertowego:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) zwanym dalej „RODO” informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz, który reprezentuje Pan Paweł Niedźwiedź - Burmistrz Miasta Sandomierza.
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu jest Pani Magdalena Żukowska. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można się skontaktować poprzez: e-mail - lub pisemnie na adres Administratora danych: Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym w trybie Zapytania ofertowego na wykonanie zadania pn. „Zakup i dostawa przewoźnej  pompy do wody zanieczyszczonej dla Gminy Sandomierz w ramach Programu Ochrony Ludności i obrony Cywilnej (OLiOC) na lata 2025 - 2026. Obszar Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw. Dział: Uzupełnienie zasobów infrastruktury zadań OLiOC”- znak sprawy: RZP.271.2.13.2025.MZI tj. w procedurze wyboru wykonawcy (w celu zawarcia umowy) i dalej w związku z realizowaną umową - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny (Dz. U. tekst jedn. z 2025 r.  poz. 1171 ze zm.)  oraz innymi aktami prawymi.
4. Odbiorcy danych - dane mogą zostać powierzone (tzw. podmiotom przetwarzającym na podstawie odpowiednich umów (chodzi głównie
   o obsługę informatyczną).Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w tym zewnętrzne kancelarie prawne.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo, jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5  lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Nadto dane będziemy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi .
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w postępowaniu - jest ono warunkiem zawarcia i realizacji umowy. Nie podanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
   w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Źródło pozyskania danych oraz kategorie tych danych:

W związku z realizacją zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania, możemy przetwarzać Pani/Pana dane, które nie uzyskaliśmy bezpośrednio od  Państwa.  Wyjaśniamy, iż dane te zostały pozyskane od drugiej strony umowy (czyli podmiotu, z którym Pani/Pan współpracuje), która to wskazała Panią/Pana (np. w umowie o realizację zamówienia publicznego) jako osobę uprawnioną
do reprezentacji, kontaktu, czy też realizacji zamówienia.

Administrator danych może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych: dane zwykłe - takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz  inne podstawowe dane podane tylko w niezbędnym zakresie do zawarcia/realizacji umowy.

14. Załączniki do zaproszenia ofertowego:

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zał. nr 1 do Zaproszenia).
2. Projekt umowy (zał. nr 2 do Zaproszenia).
3. Formularz oferty (zał. nr 3 do Zaproszenia).

ZIPZaproszenie załączniki BIP.zip (1,60MB)