1. Zaproszenie do złożenia oferty

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

na zadanie pn. „Zakup płaskodennej łodzi ratunkowej z osprzętem i montażem. W ramach Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej (OL i OC) na lata 2025 – 2026. Obszar: Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw. Dział: Uzupełnienie zasobów infrastruktury zadań OL i OC”.

1. Dane Zamawiającego:

nazwa: Gmina Sandomierz

adres: 27-600 Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3

telefon: (+48 15) 815-41-00

NIP:  864-17-51-939

Godziny urzędowania:

poniedziałek 8:00-16:00

wtorek, środa, czwartek, piątek  7:00-15:00

e-mail: sekretariat@um.sandomierz.pl

2. Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie niepodlegającym Ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) zgodnie z §7 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej niż 130 000,00 zł.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Zakup płaskodennej łodzi ratunkowej z osprzętem i montażem w celu zapewnienia ciągłości dostaw żywności, produktów leczniczych, wody pitnej, ewakuacja ludności z terenów zagrożonych powodzią - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do Zaproszenia – Opis przedmiotu zamówienia.

Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych w przypadku gdy Zamawiający opisując przedmiot zamówienia posłuży się wskazaniem pochodzenia (znak towarowy, nazwy własne, typy, pochodzenie, marka, producent, patent, dostawcy, normy, aprobaty, specyfikacje techniczne, systemy referencji technicznych) i mają one jedynie charakter pomocniczy dla określenia cech zastosowania. Wykonawca może zaoferować przedmiot równoważny, który posiada co najmniej takie same lub lepsze normy, parametry techniczne, jakościowe, funkcjonalne, będzie tożsamy tematycznie i o takim samym przeznaczeniu oraz nie obniży określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia standardów.

Wykonawca udziela Zamawiającemu 24 miesięcznej gwarancji na dostarczony przedmiot zamówienia.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa:

• Opis przedmiot zamówienia  (stanowiący załącznik nr 1 do Zaproszenia).
• Projekt umowy (stanowiący załącznik nr 2 do Zaproszenia).

Wykonawca zaproszony oraz pobierający wersję elektroniczną Zaproszenia z Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego zobowiązany jest do jej monitorowania do dnia składania ofert, gdyż zamieszczane tam są ewentualne wyjaśnienia oraz / lub zmiany treści Zaproszenia. Dokonane w ten sposób wyjaśnienia/zmiany stają się częścią Zaproszenia i będą dla wykonawców wiążące.

4. Termin wykonania zamówienia:

Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 30 dni od daty zawarcia umowy.

5. Warunkiem udziału w postępowaniu jest przedłożenie następujących oświadczeń i dokumentów:

1) formularz oferty wraz z wypełnianą specyfikacją techniczną  będącą  integralną częścią formularza ofertowego (stanowiący zał. nr 3 do Zaproszenia).

2) aktualne dokumenty potwierdzające status prawny Wykonawcy, np. odpis z właściwego rejestru
lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Oferta nie musi zawierać tych dokumentów w przypadku wskazania w ofercie przez wykonawcę, że są one dostępne w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych.

6. Wybrany Wykonawca przed podpisaniem umowy a najpóźniej w trakcie odbioru końcowego przedłoży Zamawiającemu dokumenty łodzi wraz z jej  wyposażeniem oraz przyczepy tj.:

-karty gwarancyjne;

- niezbędne świadectwa dopuszczenia, certyfikaty, deklaracje zgodności;
- świadectwo klasy łodzi wystawione przez Polski Rejestr Statków (PRS) lub inną uznaną instytucję kwalifikacyjną;
- wyciąg ze świadectwa homologacji przyczepy i oryginał faktury w przypadku wymagania do rejestracji;
- instrukcja obsługi i użytkowania łodzi wraz z jej wyposażeniem w języku polskim.

7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:
   1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną;
   2) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu;
   3) Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:
   - w sprawach procedury: Joanna Pawelczyk - kierownik Referatu Zamówień Publicznych tel. +48 15 81-54-132, Magdalena Zioło - inspektor w Referacie Zamówień Publicznych tel. +48 15 81-54-207.
   - w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia: Tomasz Malinowski - Naczelnik w Wydziale Organizacyjnym tel. +48 15 81-54-189.
9. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:

Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie kryterium: cena- 100%.  Kryterium cena będzie oceniane na podstawie ceny brutto podanej w formularzu ofertowym. Zamawiający wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom i o najniższej cenie.

10.  Zamawiający pozostawia ofertę bez rozpatrzenia w następujących przypadkach:

- treść oferty nie odpowiada treści Zaproszenia do składania ofert;

- oferta wpłynęło po terminie składania ofert.

11. Zamawiający dopuszcza negocjacje ceny oraz pozostałych warunków z Wykonawcami, którzy odpowiedzieli na zaproszenie zgodnie z § 7 ust. 8 -  Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej niż 130 000,00 zł.
12. Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości zamówienia nie zostały przyznane.
13. Miejsce i termin złożenia ofert:
    1) Miejsce: Biuro Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 
    2) Termin: Ofertę należy złożyć do dnia: 30.09.2025 r. do godz. 10:00.

Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz oraz opisane:

3) Składana oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia. Oferta musi być złożona, pod rygorem nieważności w formie pisemnej, zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia w formie elektronicznej.

4) Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty spełniającej zapisy zapytania ofertowego przewyższa kwotę, którą  Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

6) Oferta podpisana przez osobę, lub osoby nieupoważnione do reprezentowania Wykonawcy w świetle dokumentów dołączonych do oferty, zostanie odrzucona.  

7) Cena w formularzu oferty powinna być sporządzona zgodnie z pkt.1 formularza. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu jej składania.

8)  O wyniku niniejszego postępowania prowadzonego w trybie „porównania cen” Zamawiający poinformuje wykonawców poprzez zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł”- stosownej informacji.

14. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z postępowaniem w trybie zapytania ofertowego:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) zwanym dalej „RODO” informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz, który reprezentuje Pan Paweł Niedźwiedź - Burmistrz Miasta Sandomierza.
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu jest Pani Magdalena Żukowska. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można się skontaktować poprzez: e-mail - lub pisemnie na adres Administratora danych: Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym w trybie Zapytania ofertowego na wykonanie zadania pn. „Zakup płaskodennej łodzi ratunkowej z osprzętem i montażem. W ramach Programu Ochrony Ludności i obrony Cywilnej (OL i OC) na lata 2025 – 2026. Obszar Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw. Dział: Uzupełnienie zasobów infrastruktury zadań OL i OC”, znak sprawy: RZP.271.2.7.2025.MZI  tj. w procedurze wyboru wykonawcy (w celu zawarcia umowy) i dalej w związku z realizowaną umową - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny (Dz. U. tekst jedn. z 2024 r.  poz. 1061 ze zm.)  oraz innymi aktami prawymi.
4. Odbiorcy danych - dane mogą zostać powierzone (tzw. podmiotom przetwarzającym na podstawie odpowiednich umów (chodzi głównie o obsługę informatyczną). Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w tym zewnętrzne kancelarie prawne.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo, jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5  lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Nadto dane będziemy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi .
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w postępowaniu - jest ono warunkiem zawarcia i realizacji umowy. Nie podanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Źródło pozyskania danych oraz kategorie tych danych:

W związku z realizacją zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania, możemy przetwarzać Pani/Pana dane, które nie uzyskaliśmy bezpośrednio od  Państwa.  Wyjaśniamy, iż dane te zostały pozyskane od drugiej strony umowy (czyli podmiotu, z którym Pani/Pan współpracuje), która to wskazała Panią/Pana (np. w umowie o realizację zamówienia publicznego) jako osobę uprawnioną do reprezentacji, kontaktu, czy też realizacji zamówienia.
Administrator danych może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych: dane zwykłe - takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz  inne podstawowe dane podane tylko w niezbędnym zakresie do zawarcia/realizacji umowy.

15. Załączniki do zaproszenia ofertowego:

1. Opis przedmiotu zamówienia (zał. nr 1 do Zaproszenia).
2. Projekt umowy (zał. nr 2 do Zaproszenia).
3. Formularz oferty (zał. nr 3 do Zaproszenia).

PDFZaproszenie do złożenia oferty_BIP skan.pdf (1,29MB)
PDFZał. nr 1 do Zaproszenia -Opis przedmiotu zamówienia skan.pdf (503,07KB)
PDFZał. nr 2 do Zaproszenia -Projekt umowy skan.pdf (1,08MB)
DOCXZał. nr 3 do Zaproszenia - Formularz oferty.docx (31,91KB)
ZIPZaproszenie załączniki wersja dostępność.zip (93,40KB)