1. Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego pn. „Ocena działalności Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu

Nr referencyjny AWiK.1720.2.10.2024
Sandomierz, dnia 22.11.2024 r.

Sprawozdanie z audytu wewnętrznego

1.   Część ogólna

Zadanie zapewniające przeprowadzone zgodnie z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu.

2. Okres objęty badaniem audytowym:  od 01 stycznia 2022 roku do 30 września 2024 roku
3. Podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzenia zadania audytowego zgodnie z zakresem przedmiotowym:
- rozmowy z kierownictwem jednostki oraz poszczególnymi pracownikami zaangażowanymi w audytowane procesy;
- identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia kontroli;
- zapoznanie się z dokumentami służbowymi, analiza przepisów oraz dokumentów;
- testy rzeczywiste – badano efektywność funkcjonowania systemu w oparciu o przyjęte kryteria;
- testy przeglądowe – analizowano procedury wewnętrzne w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez porównanie określonych zbiorów danych z przyjętymi kryteriami. Sprawdzono rzetelność informacji pod względem dokumentacji i wykonywania określonych zadań. Pobrano próbki dokumentów dotyczących poszczególnych zadań sprawdzając czy faktycznie poszczególne zadania są prawidłowo wykonywane i dokumentowane.

Ilekroć w dalszej części niniejszego sprawozdania jest mowa o:
- zakładzie budżetowym – należy przez to rozumieć Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy w Sandomierzu;
- Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego  w Sandomierzu;
- CUW – należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu

4.Ustalenie stanu faktycznego i ocena kryteriów przyjętych w programie

   4.1. Wstęp
Niniejsze zadanie zapewniające dotyczące „Oceny działalności Targowiska Miejskie Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu” zostało przeprowadzone poza planem audytu wewnętrznego na 2024 rok. 

Samorządowe zakłady budżetowe mogą być tworzone wyłącznie w celu wykonywania zadań własnych j.s.t., które zostały wskazane w art. 14 u.f.p., ale tylko wówczas, gdy zadania te są wykonywane odpłatnie . Ponadto każde z wykonywanych zadań musi mieścić się w sferze użyteczności publicznej. Zasadą jest więc, że samorządowy zakład budżetowy pobiera opłaty za świadczone usługi, a z osiąganych w ten sposób przychodów własnych pokrywa w całości lub w części koszty swojej działalności. W wyroku WSA w Bydgoszczy z 15.09.2015 r., I SA/Bd 566/15 153, wydanym na gruncie podatku od towarów i usług, sąd dokonał charakterystyki samorządowego zakładu budżetowego, wskazując przede wszystkim, że jest on „tworzony przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, poprzez wydzielenie z majątku tej jednostki i przekazanie temuż zakładowi do użytkowania, wyposażany w środki obrotowe oraz składniki majątkowe, stanowiące cały czas własność gminy, jest formą organizacyjno-prawną sektora finansów publicznych. Podmiot ten odpłatnie wykonuje wyodrębnione zadania własne tworzącej go jednostki z zakresu gospodarki komunalnej (nie mogąc jednocześnie realizować innych czynności), a koszty działalności pokrywa – co do zasady – z przychodów własnych, z możliwością wspierania dotacjami z budżetu jednostki samorządu terytorialnego”.
Rodzaje przychodów oraz kosztów działalności samorządowych zakładów budżetowych zależą od rodzaju prowadzonej przez zakład działalności. Przychody własne samorządowych zakładów budżetowych mogą pochodzić z różnych źródeł, w szczególności powinny nimi być wpływy osiągane z prowadzonej działalności, tj. wpływy ze sprzedaży wyrobów oraz usług. Pozostałymi przychodami mogą być także odsetki naliczane od środków przechowywanych na rachunku bankowym zakładu, odsetki z tytułu nieterminowego wnoszenia opłat za świadczone przez zakład usługi, wpływy z tytułu odszkodowań i kar, wpływy ze sprzedaży, najmu, dzierżawy składników majątkowych czy otrzymane w postaci pieniężnej spadki, zapisy, darowizny.
Z kolei na koszty działalności samorządowego zakładu budżetowego składają się przede wszystkim wynagrodzenia osobowe jego pracowników, składki ubezpieczenia społecznego pracowników, wynagrodzenia bezosobowe, wydatki na zakup wyposażenia i materiałów, wydatki na zakup energii, wydatki na zakup usług, opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe. Ustawa o finansach publicznych nie wymaga, aby koszty działalności zakładu budżetowego były pokrywane w całości z osiąganych przychodów własnych, bowiem nie wszystkie środki uzyskiwane przez zakład nimi są.
Samorządowy zakład budżetowy pod nazwą „Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy” został utworzony w dniu 01.01.2017 roku na podstawie Uchwały Nr XXXIII/395/2016 Rady Miasta Sandomierza z dnia 23 listopada 2016 roku.
Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy działa na podstawie:
- art.9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.),
- art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 679),
- art. 14, pkt 5, oraz art.16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.).
Przedmiotem działalności Zakładu jest wykonywanie na terytorium Gminy Miejskiej Sandomierz jej zadań własnych w zakresie:
 - targowisk i hal targowych
 - administrowania targowiskami miejskimi
 - utrzymania czystości i porządku,
 - zieleni gminnej i zadrzewień.
Aktualnie zakład budżetowy zarządza placem targowym przy ul. Przemysłowej w Sandomierzu (Giełda Owocowo-Warzywna), który został przejęty od poprzedniego administratora tj. Sandomierskiego Ogrodniczego Rynku Hurtowego S.A.
Od lutego 2020 roku zakład budżetowy zarządza nową halą targową na Pl. 3 Maja w Sandomierzu.
Biuro administracyjne „Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego” mieści się w Sandomierzu przy ul. Przemysłowej 2, obok wjazdu na plac targowy przy ul. Przemysłowej.
Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy w Sandomierzu oferuje szeroką gamę usług związanych z funkcjonowaniem giełdy owocowo-warzywnej, giełdy staroci i rozmaitości oraz targu wielobranżowego.

4.2. Regulamin organizacyjny
Aktualnie obowiązujący w Zakładzie budżetowym regulamin organizacyjny został wprowadzony na podstawie Zarządzenia Nr TMSZB5/2024 Kierownika „Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego z dnia 30 kwietnia 2024 w sprawie Regulaminu Organizacyjnego „Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego”. Tym samym został uchylony regulamin organizacyjny zakładu budżetowego wprowadzony Zarządzeniem Kierownika Targowisk Miejskich samorządowego zakładu budżetowego  Nr TMSZB/2/2017 z dnia 07 lutego 2017 roku. Obowiązujący w zakładzie budżetowym regulamin organizacyjny określa zasady kierowania, strukturę organizacyjną Zakładu oraz zasady funkcjonowania jednostki.
Zakładem budżetowym kieruje Dyrektor reprezentując jednostkę na zewnątrz, który działa na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza. Dyrektor Zakładu wykonuje swoje obowiązki, zgodnie z uchwałą Rady Miasta Sandomierza i kierując Zakładem zapewnia warunki do efektywnego działania oraz ponosi odpowiedzialność za działalność Zakładu. Na podstawie i w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa, Dyrektor może udzielać pisemnie dalszych pełnomocnictw dla pracowników Zakładu.
Zgodnie z przedmiotowym regulaminem do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:
1. Kierowanie działaniem zakładu i nadzorowanie tej działalności, reprezentowanie zakładu;
2. Wykonywanie uchwał Rady Miasta oraz zarządzeń Burmistrza dotyczących działalności Zakładu;
3. Przedkładanie Burmistrzowi Miasta analiz i wniosków dotyczących funkcjonowania Zakładu oraz sprawozdań merytorycznych i finansowych;
4. Planowanie i organizowanie zadań Gminy w zakresie prowadzenia targowisk i hal targowych;
5. Opracowywanie planów finansowych Zakładu;
6. Zaciąganie zobowiązań finansowych związanych z działalnością Zakładu oraz zarządzanie jego składnikami majątkowymi na podstawie pełnomocnictwa Burmistrza;
7. Wydawanie zarządzeń i decyzji wewnętrznych związanych z zakresem działania Zakładu;
8. Opracowywanie regulaminu pracy zakładu, regulaminu wynagradzania pracowników zakładu, regulaminu organizacyjnego;
9. Dysonowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz ustalenie Regulaminu tego funduszu;
10. Ustalenie systemu kontroli wewnętrznej i sprawowanie nadzoru w zakresie spraw finansowych Zakładu;
11. Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych w przedmiocie i zakresie działania Zakładu;
12. Egzekwowanie przestrzegania dyscypliny pracy, przepisów bhp i p.poż. oraz właściwej jakości pracy;
13. Wnioskowanie do burmistrza w sprawach dot. opłaty targowej i regulaminów targowiska;
14. Wykonywanie innych zadań wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa związanych z zakresem działania Zakładu;
Dyrektor Zakładu wyznacza pisemnie zakresy obowiązków pracowniczych na wszystkich stanowiskach pracy występujących w Zakładzie. W razie nieobecności Dyrektora zastępuje go Kierownik placu targowego, który bezpośrednio nadzoruje stanowiska pracy:
- sprzedawców opłat targowych – inkasentów,
- robotników prac ciężkich – porządkowych,
- innych osób niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania placu targowego.
Strukturę organizacyjną zakładu budżetowego obrazuje schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego.

4.3. Obsługa finansowo-księgowa i ekonomiczno-administracyjna
Kompleksową obsługę finansowo-księgową i administracyjną tj. kadry, płace, obsługę informatyczną i prawną oraz z zakresu zamówień publicznych, BHP i p. poż. prowadzi Centrum Usług Wspólnych na podstawie uchwały Nr XXXIII/396/2016 Rady Miasta Sandomierza z dnia 23 listopada 2016 roku.

4.4. Regulamin wynagradzania
W dniu 27 czerwca 2023 roku Zarządzeniem Nr TMSZB/4/2023 wprowadzono Regulamin wynagradzania pracowników „Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego”. W przedmiotowym regulaminie zawarto szczegółowe wymagania kwalifikacyjne pracowników, szczegółowe warunki wynagradzania w tym minimalny i maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, warunki przyznawania oraz sposób wypłacania nagród, warunki i sposób przyznawania dodatków do wynagrodzenia. W dniu 5 stycznia 2024 roku Zarządzeniem Nr TMSZB/2/2024 wprowadzono Aneks Nr 1 do ww. Regulaminu. Zmiana polegała na aktualizacji tabeli minimalnych i maksymalnych kwot wynagrodzenia zasadniczego stanowiącej załącznik Nr 2 do regulaminu.
Wynagrodzenie zasadnicze pracownika określone jest stosownie do zajmowanego stanowiska i posiadanych kwalifikacji zgodnie z załącznikiem Nr 1 do przedmiotowego Regulaminu obejmującego wszystkie stanowiska pracy występujące w zakładzie budżetowym wraz z minimalnymi wymaganiami kwalifikacyjnymi. Wynagrodzenie zasadnicze łącznie z dodatkami jest wypłacane w dniu 10 następnego miesiąca, za który przysługuje wynagrodzenie. W regulaminie wynagradzania nie zawarto zapisów dotyczących warunków i sposobów przyznawania dodatku funkcyjnego o którym mowa w art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U.2024.1135 t.j.).
Ponadto zawarto warunki przyznawania oraz wypłaty nagród, dodatku specjalnego, dodatku za wieloletnią pracę. W załączniku nr 3 do niniejszego regulaminu szczegółowo zawarto zasady przyznawania nagrody jubileuszowej, natomiast załącznik nr 4 to zasady przyznawania odpraw pieniężnych w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.
Z dniem 1 sierpnia 2024 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w którym zmieniono m.in. kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego które mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od dnia 1 lipca 2024 r. Zakład budżetowy wprowadził nowy regulamin wynagrodzeń w trakcie trwania audytu tj. Zarządzeniem Nr TMSZB/9/2024 Kierownika Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego z dnia 11 września 2024.

4.5. Regulamin pracy
Zarządzeniem Nr TMSZB/3/2023 Kierownika Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego  z dnia 22 maja 2023 roku wprowadzono Regulamin Pracy. W niniejszym regulaminie ustalono:
- podstawowe prawa i obowiązki pracowników,
- podstawowe obowiązki Zakładu Budżetowego,
- czas pracy,
- wypłatę wynagrodzenia,
- udzielanie urlopów i zwolnień od pracy,
- zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy i spóźnień,
- stosowanie nagród i wyróżnień,
- naruszenie porządku i dyscypliny pracy,
- kary za naruszenie dyscypliny pracy,
- bezpieczeństwo i higiena pracy.

4.6. Polityka rachunkowości
Obowiązująca polityka rachunkowości została wprowadzona Zarządzeniem Nr CUW 021-4-2019 Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu z dnia 03.01.2019. Polityka zawiera zapisy wymagane przez art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości  tj.
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

4.7. Regulamin Targowiska Miejskiego oraz regulamin rezerwacji na placu targowym przy ul. Przemysłowej
W dniu 30 marca 2017 r. Uchwałą Nr XXXIX/493/2017 Rady Miasta wprowadzono Regulamin targowiska miejskiego przy ul. Przemysłowej.
Targowisko czynne jest w każdy dzień tygodnia, całą dobę za wyjątkiem:
-24 grudnia każdego roku godz. 16.00 do 26 grudnia godz. 19.00,
-31 grudnia każdego roku godz. 16.00 do 1 stycznia godz. 19.00,
-Wielka Sobota każdego roku godz. 16.00 do Poniedziałek Wielkanocny godz. 18.00,
-Giełda owocowo-warzywna czynna w okresie letnim od początku kwietnia do końca października sobota godz. 16.00 do piątek godz. 18.00, a w okresie zimowym od początku listopada do końca marca sobota godz. 14.00 do piątek godz. 18.00.
- Giełda samochodowa czynna w soboty od godz. 00.00 do 13.00.
Administratorem targowiska jest zakład budżetowy a nadzór nad targowiskiem sprawuje wydział Nadzoru Komunalnego Urzędu Miejskiego.
Do obowiązków Administratora targowiska należy utrzymanie targowiska, jak również terenu wokół placu w należytym porządku przez:
-systematyczne sprzątanie oraz zapewnienie wywozu śmieci,
-zorganizowanie należytej informacji dla klientów targowiska,
-zorganizowanie technicznej obsługi sprzedawców i kupujących,
-zapewnienie sprzedającym i kupującym możliwości korzystania z placu targowego (miejsc postojowych), sanitariatu, telefonu
-zapewnienie warunków do przeprowadzenia szybkiej i bezpiecznej transakcji kupna-sprzedaży na placu targowym,
-zapewnienie oświetlenia placu,
-wykonywanie innych czynności wynikających z pisemnych zaleceń Burmistrza Miasta,
-prowadzenie pełnego monitoringu pojazdów wjeżdżających i wyjeżdżających z targowiska.
Uprawnionymi do wykonywania handlu na targowisku są osoby lub jednostki organizacyjne, które uiściły jednorazową stawkę dzienną opłaty targowej, zgodnie ze stawkami zatwierdzonymi uchwałą Rady Miasta. Do uiszczenia opłaty targowej obowiązani są wszyscy dokonujący sprzedaży na targowisku, w szczególności z ręki, koszów, stoisk, wozów konnych, przyczep, pojazdów samochodowych itp.; jak również prowadzący sprzedaż w tymczasowych punktach handlowych usytuowanych na placu targowym.
Opłata targowa jest pobierana od każdego pojazdu wjeżdżającego na teren placu targowego. Zapłata opłaty targowej następuje gotówką do rąk inkasenta przy bramie wjazdowej. Inkasent wydaje bilet opłaty targowej. Jest to jedyny ważny dowód uiszczenia opłaty targowej.
Administrator targowiska ma prawo pobierać opłaty:
1.Z tytułu rezerwacji miejsca,
2.Eksploatacyjną
3.Za reklamę
4.Za świadczenie usług informacyjnych
5.Z tytułu kaucji zwrotnej, za energie elektryczną (rozliczanie) dostarczaną do tymczasowych punktów handlowych.
Zasady pobierania oraz wysokość opłaty ustala Administrator targowiska a zatwierdza Burmistrz.
Właściciele punktów sprzedaży zlokalizowanych w obiektach nietrwale związanych z gruntem oraz punktów gastronomicznych usytuowanych na terenie placu targowego mają prawo do trzydziestu bezpłatnych wjazdów w ciągu miesiąca kalendarzowego jednym samochodem dla potrzeb związanych z obsługą prowadzonego przez siebie punktu sprzedaży. Wolne wjazdy nie wykorzystane w danym miesiącu nie przechodzą na miesiąc następny.
Zarządzeniem Nr TMSZB/10/2018 z dnia 25 maja 2018 roku wprowadzono regulamin rezerwacji na placu targowy przy ul. Przemysłowej. Regulamin wprowadza możliwość wykupienia przez sprzedawców na targowisku miejskim rezerwacji miejsc. Rezerwacja dotyczy wyznaczonych miejsc handlowych w poniedziałki (targ wielobranżowy) i soboty (giełda samochodowa, staroci i rozmaitości). Warunkiem rezerwacji miejsca jest uiszczenie opłaty targowej oraz opłaty eksploatacyjnej pobieranej przy wjeździe na plac targowy zgodnie z obowiązującym taryfikatorem opłat targowych.
Zarządzeniem Nr 27/2022/NK Burmistrza Miasta z dnia 22 lutego 2022 roku określono wysokość opłaty za rezerwacje miejsc (stoisk handlowych) na terenie targowiska przy ul. Przemysłowej, które wynoszą:
1.Opłata z tytułu rezerwacji podczas giełdy samochodowej – 110,00 zł miesięcznie,
2.Opłata z tytułu rezerwacji podczas targu wielobranżowego – 70,00 zł miesięcznie
3.Opłata z tytułu rezerwacji podczas giełdy owocowo-warzywnej – 70,00 zł miesięcznie.
Na podstawie art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych Rady Miasta, określiła inkasenta opłaty targowej pobieranej na targowisku miejskim zlokalizowanym przy ul. Przemysłowej w Sandomierzu w osobie samorządowego zakładu budżetowego pod nazwą „Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy”. Podstawą do naliczania i wypłaty wynagrodzenia dla inkasenta są sumy opłat targowych pobranych w ciągu miesiąca kalendarzowego na targowisku przy ul. Przemysłowej w Sandomierzu, przez inkasenta, wskazana na rachunku bankowym Urzędu Miejskiego w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego.
W dniach 16 września i 14 października przeprowadzono kontrolę poboru opłaty targowej oraz posiadanych rezerwacji na dany miesiąc na placu targowym przy ul. Przemysłowej 2, która wykazała, iż niektórzy sprzedający nie posiadają opłaconej rezerwacji na dany miesiąc mimo, iż była to już połowa miesiąca.
Według audytora zasadne jest więc doprecyzowanie zapisów regulaminu rezerwacji obowiązującego na terenie placu targowego dotyczących terminów na uciszenie takich rezerwacji jak również jakie konsekwencje grożą w razie nie uiszczenia opłaty na kolejny miesiąc.

4.8. Instrukcja kasowa
Zarządzeniem Nr TMSZB/09/2017 z dnia 17 lutego 2017 wprowadzono instrukcje kasową w „Targowiska Miejskie Samorządowym Zakładzie Budżetowym”. Instrukcja kasowa określa zasady i warunki jakie powinny być spełnione przy sprzedaży biletów opłaty targowej oraz innych usług na placu targowym oraz warunki zabezpieczenia i przechowywania wartości pieniężnych.
Sprzedawca opłaty targowej – inkasent  składa pisemną deklarację o odpowiedzialności materialnej, które są zawarte na czas nieokreślony i znajdują się w aktach osobowych. Inkasent odpowiada za stan gotówki w kasie i funkcjonowanie kasy. Na początku zmiany dostaje zaliczkę – pogotowie kasowe w kwocie 1.000,00 zł, którą kwituje w zeszycie przekazywania zmian pracy. Pogotowie kasowa (zaliczka) jest przeznaczone na bilon w celu wydawania reszty, którą po zakończeniu pracy przekazuje zmiennikowi. Brak bilonu inkasent zgłasza do kierownika placu. W piątki kierownik placu przekazuje do inkasenta dodatkową kwotę zaliczki w postaci bilonu co jest kwitowane w „zeszycie zaliczek” i przechowywane w sejfie. Dodatkowa zaliczka jest podzielona w trzech bezpiecznych kopertach dla inkasentów pracujących w sobotę na trzech bramach wjazdowych. Każdy kto otrzymał dodatkową zaliczkę zobowiązany jest wpłacić ją wraz z utargiem na koniec zmiany.
Gotówka z opłaty targowej przeliczana i wpłacana jest codziennie do banku na konto Urzędu Miasta Sandomierz przez firmę upoważnioną do konwojowania. Gotówka z innych opłat takich jak: rezerwacja, reklama, energia elektryczna, itp. wpłacana jest na konto Zakładu, każdego dnia roboczego.
Wszystkie oryginały raportów dobowych i miesięcznych z kas fiskalnych dostarczane są do CUW, natomiast na koniec miesiąca koordynator wykonuje i dostarcza również do CUW:
- zestawienia z utargu opłaty targowej dla każdej drukarki fiskalnej osobno,
- zestawienia z utargu z kas fiskalnej dla każdej kasy osobno.
Według instrukcji kasowej kontrola kasy dokonywana jest nie rzadziej niż raz w miesiącu.
- w dowolnym czasie według decyzji kierownika lub osoby przez niego upoważnionej,
 - w sytuacjach losowych
W związku z powyższym wystosowano pytanie do Pana Dyrektora odnośnie czy takie kontrole były przeprowadzane w latach 2022-2024 oraz czy były protokołowane. Z odpowiedzi Pana Dyrektora wynika, że w zakładzie budżetowym były przeprowadzane bieżące kontrole kas na podstawie instrukcji kasowej z częstotliwością 1 do 4 w miesiącu. Wyżej wymienione kontrole nie były jednak protokołowane. W związku z trwającą przebudową placu targowego ww. latach oraz jednoczesnym funkcjonowaniem targowiska w sposób uzależniony od postępu prac budowlanych (ciągłe zmiany powierzchni handlowych oraz dostępności bram wjazdowych), wystąpiły duże problemy z zapewnieniem właściwego funkcjonowania placu targowego przy  ul. Przemysłowej w Sandomierzu. Powyższe narusza postanowienia pkt. 4 instrukcji kasowej.

5. Informacje finansowe
„Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy” sprawozdania finansowe sporządza zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z uwzględnieniem zasad  określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342 z późn. zm.). Zakład budżetowy, ze względu na specyfikę działalności oraz potrzeby organu nadzorującego sporządza sprawozdania finansowe ze szczególnością większą niż określona w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów.
Zgodnie z art. 15 ust. 7 ustawy o finansach publicznych samorządowy zakład budżetowy wpłaca do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nadwyżkę środków obrotowych, ustaloną na koniec okresu sprawozdawczego, chyba że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego postanowi inaczej. Uchwałą Nr LXI/605/2023 z dnia 29 marca 2023 Rada Miasta Sandomierza zwolniła samorządowy zakład budżetowy „Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy” z obowiązku wpłaty do budżetu Gminy nadwyżki środków obrotowych w kwocie 210 229,66 zł. Środki te zostały przeznaczone na remont poszycia dachu wiaty handlowej na Placu 3 Maja w Sandomierzu.

5.1 Przychody/dochody

5.2 Wydatki/koszty

5.3 Aktywa trwałe
Wartość aktywów trwałych i ich strukturę w latach 2022-2023 przedstawia poniższa tabela:

5.3.1 Rzeczowe aktywa trwałe
Wartość rzeczowych aktywów trwałych i ich strukturę w latach 2022-2023 przedstawia poniższa tabela:

5.4 Aktywa obrotowe
Wartość aktywów obrotowych oraz ich strukturę przedstawia poniższa tabela:

6. Opłata targowa i eksploatacyjna obowiązująca na terenie giełdy przy ul. Przemysłowej oraz na pozostałych targowiskach na terenie Miasta
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. 2023.70 t.j.) opłatę targową pobiera się od osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, dokonujących sprzedaży na targowiskach. Forma prawna podatnika nie ma więc znaczenia – obowiązkiem objęto nie tylko osoby fizyczne (tak jak ma to miejsce w przypadku opłat miejscowej, uzdrowiskowej i od posiadania psów), lecz także jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną i nieposiadające jej. Określenie wysokości stawek opłat targowych leży w kompetencji Rady Miasta. Wynika to z treści art. 19 pkt. 1 ustawy o podatkach i opłatach.
W styczniu 2024 roku w zakładzie budżetowym wdrożono nowy system pn. „Apronet TARG”, dzięki któremu :
- dostosowano automatyczną podmianę cenników na bramach wjazdowych oraz urządzeniach mobilnych w zależności od dnia tygodnia i godziny obowiązywania,
- rozbudowano system o możliwość definiowania limitów rozliczeniowych z kontrahentami targowiska w różnych okresach rozliczeniowych: miesięczny, kwartalny, roczny, bezterminowy (dotychczas był tylko miesięczny i bezterminowy),
- dodano obsługę na bramach drukarek fiskalnych POSNET,
- dodano możliwość wydruku „raportu inkasenta” bezpośrednio na urządzeniu mobilnym,
- dodano możliwość definiowania kalendarza z tzw. dniami niehandlowymi. Dni takie są automatycznie pomijane przy pobieraniu opłaty targowej i eksploatacyjnej od stałych klientów targowiska,
- rozbudowano system o funkcjonalność automatycznego zapamiętywania i edycji cenników, wg których pojazd (REJESTRACJA) wjeżdżał na targowisko. Informacja ta wykorzystywana jest do podpowiedzi dla inkasentów,
- dodano możliwość generowania kaucji dla sprzedających bez powiązania z konkretnym cennikiem,
- dodano możliwość automatycznego wystawiania faktur za opłatę eksploatacyjną i not księgowych za opłatę targową bezpośrednio przez inkasentów na bramie bez konieczności wizyt w biurze targowiska. System na podstawie zawartej umowy i podpiętego do niej obiektu handlowego automatycznie wylicza kwoty do zapłaty na podstawie daty wybranej przez inkasenta (do jakiego dnia klient chce opłacić obiekty). Ilość dni do zapłaty wylicza się automatycznie na podstawie historii wcześniejszych wpłat oraz „kalendarza dni niehandlowych”,
- wykonane zostały wydruki ułatwiające rozliczanie inkasentów (okres pracy inkasenta nie pokrywa się z okresem raportów dobowych fiskalnych, inkasent może w trakcie zmiany pracować na kilku drukarkach fiskalnych – różne bramy i urządzenia mobilne, z utargu inkasenta wyszczególnione są osobno opłata eksploatacyjna za wjazdy, opłata eksploatacyjna za obiekty handlowe, opłata targowa za wjazdy, opłata targowa za obiekty handlowe).
W trakcie trwania audytu inkaso wynosiło:
- Uchwała Nr XLVIII/461/2022 z dnia 2 marca 2022 r. – 10% od sumy opłat pobranych w miesiącach styczeń-maj oraz 5% w miesiącach czerwiec-grudzień,
- Uchwała Nr LIX/578/2023 z dnia 25 stycznia 2023 r.  – 20% od sumy opłat pobranych w miesiącach styczeń-maj oraz 10% w miesiącach czerwiec-grudzień,
- Uchwała Nr LXVI/656/2023 z dnia 30 sierpnia 2023 r. – 20% od sumy opłat pobranych w miesiącach styczeń-maj oraz 10% w miesiącach czerwiec-grudzień, oraz 20% w miesiącach wrzesień-grudzień 2023 r.
W tabeli Nr 1 przedstawiono obowiązujące stawki opłaty targowej i opłaty eksploatacyjnej obowiązujące na targowisku przy ul. Przemysłowej, a w tabeli Nr 2 stawki opłaty targowej na pozostałych targowiskach na terenie Miasta Sandomierza.
W dniu 25 września 2024 r. dokonano zmian dziennych stawek opłaty targowej które wprowadzono uchwałą Rady Miasta Nr V/56/2024, która to wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego.
W związku z wszczętym postępowaniem nadzorczym przez Regionalną Izbę Obrachunkową  w Kielcach ww. uchwała została uchylona w całości. W związku z tym  stawki opłat targowych pozostają bez zmian.

9. Prowadzenie akt osobowych pracowników
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej zawiera przepisy dostosowane do zmian wprowadzanych przez ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Rozporządzenie zostało wydane na podstawie upoważnienia zawartego w art. 298¹ k.p.   i jest uszczegółowieniem podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z art. 94 pkt 9a i 9b k.p. dotyczących prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W 2023 r. miały miejsce istotne nowelizacje Kodeksu pracy, które wymusiły wprowadzenie zmian także w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe pracownika dotychczas składające się z czterech części A, B, C                   i D z dniem 21 marca 2023 r. zostały rozszerzone o część piątą – E. W nowej części E przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. W części B akt osobowych dodano przepis dotyczący przechowywania dokumentów dotyczących pracy zdalnej, wniosków pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedzi pracodawcy na te wnioski pracownika (art. 29³ § 1 i 3 k.p.), wniosków pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedzi pracodawcy na te wnioski pracownika (art. 29⁴ § 3 i 4 k.p.), dokumentów dotyczących stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ k.p.).
Kolejna wprowadzona zmiana dotyczy formy, w jakiej przechowywane są akta pracownicze. Oprócz formy papierowej wprowadzono również możliwość wyłącznego przechowywania akt w formie elektronicznej. Pracodawca może również zdecydować się na formę mieszaną – tj. akta dotychczasowych pracowników w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej. Do prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej potrzebne jest oprogramowanie, które spełnia wymagania techniczne wskazane w wyżej wymienionym rozporządzeniu oraz podpis lub pieczęć kwalifikowaną, ponieważ każdy dokument musi być opatrzony takim potwierdzeniem.
Analizie prowadzenia akt poddano 20 teczek osobowych. Akta prowadzone są zgodnie z rozporządzeniem.

10. Przychody i dochody
Podstawą gospodarki finansowej samorządowego zakładu budżetowego jest roczny plan finansowy, obejmujący przychody własne, dotacje z budżetu, koszty i inne obciążenia, stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem (w tym podatki). Sposób prowadzenia gospodarki finansowej samorządowych zakładów budżetowych, w tym sposób i tryb sporządzania planów finansowych oraz sposób ustalania nadwyżki środków obrotowych, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Projekt planu finansowego zakładu budżetowego powinien być opracowany po otrzymaniu od zarządu j.s.t. informacji o wysokości przychodów własnych i dotacji oraz wydatków stanowiących koszty działalności i obciążenia zakładu. Samorządowy zakład budżetowy przekazuje projekt planu finansowego zarządowi j.s.t. najpóźniej do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Projekty planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych są opracowywane w szczegółowości obejmującej dział, rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej.
Zarządy j.s.t. informują kierowników zakładów budżetowych o ostatecznych kwotach przychodów i wydatków zakładów budżetowych. Na tej podstawie kierownicy zakładów budżetowych w terminie 10 dni od dnia otrzymania tej informacji zatwierdzają plany finansowe zakładów, zapewniając ich zgodność z uchwałą budżetową j.s.t. W planie finansowym zakładu budżetowego mogą być dokonywane zmiany w ciągu roku w przypadku realizowania wyższych od planowanych przychodów i wydatków, pod warunkiem że nie spowoduje to zmniejszenia wpłat do budżetu ani zwiększenia dotacji z budżetu. W przypadku realizowania przez zakład budżetowy niższych niż zaplanowane przychodów realizacja odpowiednio niższych wydatków następuje bez konieczności dokonywania zmian planu finansowego. Nie wymaga dokonywania zmian planu finansowego zakładu budżetowego realizacja planu wydatków polegająca na przeniesieniach pomiędzy paragrafami.

Tabela 14. Przychody w dziale 900 rozdział 90095

Tabela 15. Koszty w dziale 900 rozdział 90095

11. Nagrody jubileuszowe
Zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do Regulaminu wynagradzania pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa w wysokości określonej w art. 38 ust 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych:
1.Po 20 latach pracy – 75% wynagrodzenia miesięcznego
2.Po 25 latach pracy – 100% wynagrodzenia miesięcznego
3.Po 30 latach pracy – 150 % wynagrodzenia miesięcznego
4.Po 35 latach pracy – 200 % wynagrodzenia miesięcznego
5.Po 40 latach pracy – 300 % wynagrodzenia miesięcznego
6.Po 45 latach pracy – 400 % wynagrodzenia zasadniczego.

Do okresu pracy uprawniającego do nagrody wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. W razie równoczesnego pozostawania więcej niż w jednym stosunku pracy, do okresu pracy uprawniającego do nagrody wlicza się jeden z tych okresów. Pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe. Jeżeli pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej będąc zatrudnionym w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu jej wypłaty, podstawę do obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody. W razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę inwalidzką, pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, nagrodę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy. Nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
Audytem objęto prawidłowość naliczenia nagród jubileuszowych dla pracowników zakładu budżetowego w latach 2022-2024. Nieprawidłowości stwierdzono, przy wypłacie nagród jubileuszowych dla 2 pracowników (sprzedawca opłaty targowej– nagroda za 35 lat pracy oraz sprzedawca opłaty targowej – nagroda jubileuszowa za 25 lat). Wykaz nagród jubileuszowych, których dokonano analizy podczas audytu wewnętrznego zawarto w tabeli nr 16.

Tabela Nr 16. Nagrody jubileuszowe pracowników w latach 2022-2024.

W przypadku pracownika – sprzedawcy opłaty targowej w aktach osobowych znajdują się następujące dokumenty dotyczące pracowniczego stażu pracy: świadectwa pracy z: 23.03.1997 r., 13.10.1999 r., 31.12.1999 r., 02.01.2001 r.,  zaświadczenie o okresach nieskładkowych z dnia 04.08.2015 r.,  zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7. Do pracowniczego stażu pracy zaliczono okres urlopu bezpłatnego: od 20.12.2004 r. do 23.12.2004 r., od 04.11.2005 do 12.12.2005r., 02.11.2007 do 02.11.2007 r. Zgodnie z art. 174  Kodeksu pracy urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ze znajdujących się w aktach osobowych dokumentów wynika, iż staż pracy pracownika na dzień wypłaty nagrody jubileuszowej tj. 19.01.2023 r. wynosił 34 lata 10 miesięcy 21 dni.
W przypadku pracownika – sprzedawcy opłaty targowej w aktach osobowych znajdują się następujące dokumenty dotyczące pracowniczego stażu pracy: świadectwa pracy z: 30.11.1994 r., 23.03.1995 r., 30.06.1995 r., 31.07.1995 r.,  31.08.1995 r., 29.09.1995 r., 31.10.1996 r., 31.05.2009 r., 14.07.2010 r., 03.01.2011 r., 01.02.2011 r. Do pracowniczego stażu pracy zaliczono okres urlopu bezpłatnego w dniach 29.08.2001r., 22.10.2001r., 08.10.2003r., 27.10.2003r., 28.10.2004r., 02.11.2004r., 17.11.2007r. Zgodnie z art. 174  Kodeksu pracy urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ze znajdujących się w aktach osobowych dokumentów wynika, iż staż pracy pracownika na dzień wypłaty nagrody jubileuszowej tj. 05.05.2022 r. (data pisma -brak daty na dzień) wynosił 25 lat 7 miesięcy i 3 dni.
Podczas audytu wewnętrznego stwierdzono przypadki, iż nagrody wypłacano z opóźnieniem lub przed dniem nabycia prawa do ich otrzymania. Należy podkreślić, iż myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 25.10.2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1960 z póź. zm.) pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe. W orzecznictwie wskazuje się, że sposób liczenia terminów określonych w przepisach Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych. W prawie pracy ustanowione są odrębne od cywilnych reguły liczenia terminów (okresów), zwłaszcza w związku z wprowadzeniem ustawowych okresów i terminów wypowiedzenia umów, w celu doprowadzenia do takiego stanu, by dzień, w którym zwyczajowo zatrudnia się pracowników, nie nakładał się (nie pokrywał się) na dzień, w którym rozwiązuje się stosunek pracy, a jedynie dzień ten bezpośrednio poprzedzał. Prawidłowość tą należy mieć na względzie także wtedy, gdy nie dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, a jedynie powstaje potrzeba ustalenia upływu okresu pracy o znanej długości. Zasady obliczania okresu pracy warunkującego nabycie uprawnień pracowniczych są zatem zawarte w postanowieniach prawa pracy i odbiegają od reguł prawa cywilnego. Uznając zaś, że kwestia ta jest uregulowana w prawie pracy - jakkolwiek nie wprost - nie ma podstaw, by sięgać do Kodeksu cywilnego, gdyż w myśl art. 300 Kodeksu Pracy stosujemy go do stosunków pracy tylko w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy. Szczególne właściwości i potrzeby odrębnego regulowania stosunków pracy skłaniają ustawodawcę do swoistego, innego niż w prawie cywilnym, regulowania zasad obliczania stażu pracy warunkującego nabycie uprawnień do świadczeń pracowniczych, Oznacza to, iż zwrotowi odnoszącemu do okresu zatrudnienia należy nadawać sens nawiązujący do bezpośredniego, potocznego czy naturalnego pojmowania wyrażenia tygodnia. miesiąca, roku, czy też ich wielokrotności, co oznacza, że termin oznaczony w tygodniach upływa w przeddzień dnia odpowiadającego nazwie dnia początkowego (wyrok SN z dnia 28 listopada 2017 r.). Stwierdzona podczas audytu wewnętrznego nieprawidłowość dotycząca nagród jubileuszowych świadczy o naruszeniu obowiązujących przepisów dotyczących naliczania i wypłaty nagród jubileuszowych.
Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz.U.2023.1465 t.j).  do podstawowych obowiązków pracodawcy należy m.in. zapewnienie prawidłowej wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Zatem kierownik jednostki sektora finansów publicznych, powinien wzmocnić mechanizmy skutecznej kontroli zarządczej w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2024.1530 t.j), które zapewnią bezwzględne przestrzeganie przepisów prawa regulujących materię wynagrodzeń. Wypłacenie nagrody jubileuszowej pracownikowi przed terminem nabycia do niej prawa stanowi działanie wadliwe. Takie wydatkowanie środków stanowi również naruszenie podstawowej zasady wynikającej z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Postanowiono tam, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi ich poszczególnych rodzajów.
Wobec powyższego konieczne staje się wzmocnienie działania mechanizmów kontrolnych związanych z naliczaniem i wypłatą nagród jubileuszowych dla pracowników.

12. Gospodarka samochodem będącym na wyposażeniu Targowisk Miejskich
Zakład budżetowy posiada na stanie samochód Opel Combo o nr rejestracyjnym: TSA 2971E będącym pojazdem służbowym. W jednostce nie zostały wprowadzone zasady rozliczania wyjazdów pojazdem służbowym ani nie ustalono norm zużycia paliwa dla samochodu marki Opel Combo. Nie prowadzone są w ogóle karty drogowe tylko ewidencja przebiegu pojazdu, która została przedstawiona przez Pana Dyrektora tuż przed zakończeniem audytu. Dostarczona ewidencja obejmuje lata od 16 grudnia 2019 roku do 24 sierpnia 2021 roku. Pozostałych ewidencji nie dostarczono. Brak szczegółowych wewnętrznych zasad rozliczania kosztów eksploatacji samochodu służbowego oraz zbyt późne dostarczenie dokumentów uniemożliwiło audytorowi dokonanie stosownej weryfikacji dokumentów pod względem odpowiedniego sprawowanie  bieżącego nadzoru i dokonania oceny prawidłowości rozliczeń zużycia paliwa.
W związku z powyższym zasadne staje się opracowanie zasad rozliczania wyjazdów pojazdem służbowym.

13. Kontrola zarządcza
 W zakładzie budżetowym  nie określono w ogóle na piśmie celów i zadań w latach 2022-2024,  nie dokonano identyfikacji ryzyka, nie dokonano analizy ryzyka oraz nie określono reakcji na ryzyko i działań zaradczych.
Zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 z późn zm.) celem kontroli zarządczej jest zapewnienie m.in. zarządzania ryzykiem. Ponadto zgodnie ze standardami określonymi w  Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych /Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84/, należy:
1. cele i zadania określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie

należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. W jednostce nadrzędnej lub nadzorującej należy zapewnić odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań przez jednostki podległe lub nadzorowane. Zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.
2. nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego należy uwzględnić, że cele i zadania są realizowane także przez jednostki podległe lub nadzorowane. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka.
3.należy zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowany poziom ryzyka.
4.w stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. Ponadto należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Zaleca się również przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.

14. Zalecenia i rekomendacje
1. Przestrzegać zapisów instrukcji kasowej.
2. Każde przeprowadzenie kontroli udokumentować sporządzając protokół.
3. Dokonać przeglądu i dostosować  zapisy w regulaminie rezerwacji na targowisku.
4. Zwiększyć nadzór nad terminowością wnoszonych opłat za rezerwacje stanowisk handlowych.
5. Rozszerzyć i wdrożyć system informatyczny w zakresie kontroli opłat za rezerwacje miejsc handlowych.
6. Każdorazowo dokonywać rzetelnego sprawdzenia dokumentów.
7. Stosować się do zapisów ustawy o rachunkowości dotyczących nanoszenia zmian na dowodach.
8. Zwiększyć kontrolę nad dowodami KP wystawianymi przez inkasentów.
9. Sprawować większą kontrolę nad przekazywaniem przychodów z opłaty targowej do Urzędu Miasta.
10. Przekazywać przychody zgodnie z ustalonymi postanowieniami.
11. Dołożyć należytej staranności poboru opłaty targowej przez inkasentów przy tzw. „kontroli lotnej”.
12. Wdrożyć elektroniczny system ewidencji pojazdów wyjeżdżających, umożliwiający weryfikację wniesionych opłat.
13. Dokonać przeglądu i aktualizacji kategorii zaszeregowania stanowisk pracy do wynagrodzenia zasadniczego, w celu przydziału miesięcznej stawki wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z obowiązującym Regulaminem wynagradzania.
14. Dodatkowe składniki wynagrodzenia, w tym m.in. premie przyznawać pracownikom tylko i wyłącznie wówczas gdy tak stanowią postanowienia określone w Regulaminie wynagrodzeń.
15. Dokonywać wypłaty nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu przez pracowników uprawnień do ich otrzymania.
16. Zapewnić skuteczne mechanizmy kontrolne dotyczące wypłaty nagród jubileuszowych.
17. Opracować i wdrożyć zasady użytkowania pojazdu stanowiącego własność zakładu budżetowego zgodnie z obowiązującym stanem pojazdu. Zobowiązać pracowników odpowiedzialnych za realizację postanowień do jego przestrzegania.
18. Wzmocnić nadzór nad wykonywaniem zadań związanych z gospodarką samochodem służbowym będącym na wyposażeniu jednostki.
19. Zintensyfikować działania w zakresie kontroli zarządczej w zakładzie budżetowym, przede wszystkim w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, wyznaczaniem celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem.
20. Monitorować system kontroli zarządczej min. przez dokonywanie corocznej samooceny kontroli zarządczej przez Dyrektora oraz zatrudnionych w niej pracowników.

15. Ocena adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze działalności objętym zadaniem zapewniającym
Kontrola zarządcza wprowadzona obligatoryjnie w jednostkach sektora finansów publicznych począwszy od 2010 r. stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Przedmiotem niniejszego audytu była „Ocena działalności Targowiska Miejskie Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu”.  Zgodnie z dyspozycją art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 t.j.) obowiązkiem kierownika jednostki jest zorganizowanie systemu kontroli zarządczej, w taki sposób, aby wspomagał on osiąganie przez jednostkę założonych celów i zadań. System kontroli zarządczej powinien być efektywny  i skuteczny mimo zachodzących zmian warunków i otoczenia, w których jednostka funkcjonuje. Skuteczność i adekwatność systemu kontroli zarządczej ma istotny wpływ na zachowanie postulatów określonych w przepisach. Skutecznie działający system kontroli zarządczej obejmuje m.in. właściwie skonstruowany i utrzymany system organizacyjny i  księgowy.
Zgodnie z art. 272 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 t.j.) audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań poprzez systematyczna ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena wyrażona przez audytora dotyczy adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej dotyczącej realizacji zadań będących przedmiotem niniejszego audytu. W toku audytu stwierdzono, iż występują procesy wymagające wzmocnienia działania mechanizmów kontroli zarządczej, które zostały opisane w niniejszym sprawozdaniu. Kryteriami oceny mechanizmów kontrolnych w przeprowadzanym audycie były:
- adekwatność (legalność);
- skuteczność;
- efektywność (terminowość),
 W odniesieniu do wyżej wymienionych kryteriów, które zawarto w programie zadania audytowego stwierdzono luki  w działaniu mechanizmów kontrolnych. Rekomenduje się wdrożenie działań korygujących, celem uniknięcia wystąpienia nieprawidłowości.

16. Informacja dla komórki audytowanej

Audytowany, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, ustala sposób i termin realizacji zaleceń oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, powiadamiając o tym na piśmie kierownika komórki audytu wewnętrznego i kierownika jednostki.

17. Podpisy

Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego pn. Ocena działalności Targowisk miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu (PDF | 9,10MB)