Zarządzenie Nr 10/2025/OR z dnia 13 stycznia 2025 r.
ZARZĄDZENIE NR 10/2025/OR
BURMISTRZA MIASTA SANDOMIERZA
z dnia 13 stycznia 2025 r.
w sprawie przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Sandomierza
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2019 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z póź. zm.) w związku z art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z póź. zm.), zarządzam co następuje:
§1
1. Zarządzam przeprowadzenie w Urzędzie Miasta Sandomierz samooceny kontroli zarządczej w terminie od 20 do 31 stycznia 2025 roku, zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych określonymi w Komunikacie Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 2, poz. 11) oraz standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określonymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)
2. Samoocena kontroli zarządczej będzie polegała na wypełnieniu kwestionariusza (ankiety) samooceny opracowanej odrębnie dla kierowników/naczelników komórek organizacyjnych (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia) oraz pozostałych pracowników Urzędu Miasta Sandomierza (załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia).
§2
1. Samoocena kontroli zarządczej to proces w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta przez kierownictwo i pracowników jednostki.
2. Samoocena kontroli zarządczej ma na celu precyzyjną ocenę funkcjonowania Urzędu Miasta i wskazanie obszarów wymagających doskonalenia i poprawy.
3. Przy wypełnianiu kwestionariusza samooceny wskazana jest szczera opinia na temat funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta.
4. Wypełniony kwestionariusz samooceny należy złożyć w Wydziale Organizacyjnym w nieprzekraczalnym terminie do 31 stycznia 2025 roku.
5. Wyniki samooceny podlegają udokumentowaniu w formie pisemnego raportu zawierającego w szczególności:
- cel przeprowadzanej samooceny,
- zakres samooceny (zarówno przedmiotowy, jaki i podmiotowy),
- wyniki samooceny, w tym między innymi:
- ogólną ocenę stanu kontroli zarządczej, dokonaną w oparciu o uzyskane informacje z ankiet
- zidentyfikowane w oparciu o uzyskane informacje ryzyka, słabości kontroli zarządczej (jeżeli takie zostaną zidentyfikowane)
- propozycje działań naprawczych (w przypadku zidentyfikowania ryzyk lub słabości w funkcjonowaniu kontroli zarządczej).
6. Kwestionariusz samooceny jest anonimowy, a pracownicy nie ponoszą żadnych negatywnych konsekwencji związanych z przedstawioną w nim opinią.
7. Na koordynatora samooceny kontroli zarządczej wyznaczam Panią Angelikę Kędzierską – Sekretarza Miasta Sandomierza.
8. Na zastępcę koordynatora samooceny kontroli zarządczej wyznaczam Pana Tomasza Malinowskiego – Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta w Sandomierzu.
9. Na konsultanta całego procesu samooceny kontroli zarządczej wyznaczam Panią Monikę Dębowską – Audytora Wewnętrznego.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 10/2025/OR
Burmistrza Miasta Sandomierza
z dnia 13 stycznia 2025 roku
ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
(kierownicy Urzędu Miasta Sandomierza)
za rok 2024
| Lp. | PYTANIE | TAK | NIE | NIE WIEM | UWAGI* |
|---|---|---|---|---|---|
| ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE | |||||
| 1. | Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania ? |
|
|
|
|
| 2. | Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie Miasta w Sandomierzu? |
|
|
|
|
| 3. | Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? |
|
|
|
|
| 4. | Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| 5. | Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 4 brzmi TAK |
|
|
|
|
| 6. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? |
|
|
|
|
| 7. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? |
|
|
|
|
| 8. | Czy istniejące w Urzędzie Miasta procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? |
|
|
|
|
| 9. | Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? |
|
|
|
|
| 10. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? |
|
|
|
|
| 11. | Czy przekazywanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? |
|
|
|
|
| 12. | Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM | |||||
| 13. | Czy został określony ogólny cel Urzędu Miasta np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? |
|
|
|
|
| 14. | Czy w Urzędzie Miasta Sandomierza zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? |
|
|
|
|
| 15. | Czy cele i zadania Urzędu Miasta na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 14 brzmi TAK |
|
|
|
|
| 16. | Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? |
|
|
|
|
| 17. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyk lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? |
|
|
|
|
| 18. | Czy w przypadku każdego zadania został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? |
|
|
|
|
| 19. | Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko) ? |
|
|
|
|
| 20. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie Miasta (np. poprzez Internet)? |
|
|
|
|
| MECHANIZMY KONTROLI | |||||
| 21. | Czy w Urzędzie zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii) ? (jeśli TAK – proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 26) |
|
|
|
|
| 22. | Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? |
|
|
|
|
| 23. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? |
|
|
|
|
| 24. | Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne/obiekty/pomieszczenia, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione (przed utratą, zniszczeniem, dostępem osób nieuprawnionych, itp.)? |
|
|
|
|
| 25. | Czy Pani/Pan zna zasady bezpieczeństwa systemów informatycznych obowiązujących w Urzędzie Miasta? |
|
|
|
|
| INFORMACJA I KOMUNIKACJA | |||||
| 26. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| 27. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta ? |
|
|
|
|
| 28. | Czy w Urzędzie Miasta funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| 29. | Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? |
|
|
|
|
| 30. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Urzędzie Miasta w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? |
|
|
|
|
| MONITOROWANIE I OCENA | |||||
| 31. | Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? |
|
|
|
|
| 32. | Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Urzędu Miasta? |
|
|
|
|
| 33. | Czy wszystkie zalecenia wynikające z audytu lub/i kontroli zostały wdrożone? |
|
|
|
|
| 34. | Czy bierze Pani/Pan czynny udział w tworzeniu systemu kontroli zarządczej? |
|
|
|
|
*Uwagi – odniesienie do regulacji, procedur, zasad, regulaminów, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo uzasadniających odpowiedź NIE, inne uwagi.
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 10/2025/OR
Burmistrza Miasta Sandomierza
z dnia 13 stycznia 2025 roku
ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
(pracownicy Urzędu Miasta Sandomierza)
za rok 2024
| Lp. | PYTANIE | TAK | NIE | NIE WIEM | Uwagi* |
|---|---|---|---|---|---|
| ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE | |||||
| 1. | Czy Pani/Pan wie, jakie zachowania pracowników uznawane są w Urzędzie Miasta za nieetyczne? |
|
|
|
|
| 2. | Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie Miasta? |
|
|
|
|
| 3. | Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? |
|
|
|
|
| 4.. | Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? |
|
|
|
|
| 5. | Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? |
|
|
|
|
| 6. | Czy jest Pani/Pan informowana/y przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? |
|
|
|
|
| 7. | Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze?
|
|
|
|
|
| 8. | Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? |
|
|
|
|
| 9. | Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? |
|
|
|
|
| CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM | |||||
| 10. | Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Urzędu Miasta? |
|
|
|
|
| 11. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? |
|
|
|
|
| 12. | Czy cele i zadania Pani /Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 11 brzmi TAK |
|
|
|
|
| 13. | Czy w Pana/Pani komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań (np. poprzez sporządzenie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? |
|
|
|
|
| 14. | Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| 15. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? |
|
|
|
|
| 16. | Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie Miasta (np. poprzez Internet)? |
|
|
|
|
| 17. | Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? |
|
|
|
|
| 18. | Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? |
|
|
|
|
| 19. | Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? |
|
|
|
|
| MECHANIZMY KONTROLNE | |||||
| 20. | Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, poważnej awarii, itp.)? |
|
|
|
|
| 21. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? |
|
|
|
|
| 22. | Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? |
|
|
|
|
| 23. | Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? |
|
|
|
|
| 24. | Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| 25. | Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? |
|
|
|
|
| INFORMACJA I KOMUNIKACJA | |||||
| 26. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
| 27. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta? |
|
|
|
|
| 28. | Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Urzędu Miasta z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? |
|
|
|
|
| 29. | Czy Pani/Pan komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? |
|
|
|
|
| MONITOROWANIE I OCENA | |||||
| 30. | Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Urzędzie Miasta zasad, procedur, instrukcji itp.? |
|
|
|
|
| 31. | Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Urzędu Miasta? |
|
|
|
|
| 32. | Czy wszystkie zalecenia wynikające z audytu lub/i kontroli zostały wdrożone? |
|
|
|
|
| 33. | Czy bierze Pani/Pan czynny udział w tworzeniu systemu kontroli zarządczej? |
|
|
|
|
*Uwagi – odniesienie do regulacji, procedur, zasad, regulaminów, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo uzasadniających odpowiedź NIE, inne uwagi