Sygnaliści

Sygnalista zewnętrzny w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu

        W oparciu o art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928; dalej: ustawa) Urząd Miejski w Sandomierzu informuje:

Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

        Zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa zgłoszenie można dokonać:

- w formie pisemnej - poprzez wypełnienie formularza (załącznik do w/w procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa) i przesłanie go drogą e-mailową na adres: , bądź na adres do  korespondencji: Urząd Miejski w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty” lub też poprzez złożenie go bezpośrednio osobie odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń,

- w formie ustnej - zgłoszenie podczas bezpośredniego spotkania z osobą odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu 

Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochronie nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło (działał w złej wierze).

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Organ publiczny, który przyjął zgłoszenie, dokonuje jego wstępnej analizy, rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne oraz podejmuje działania następcze.

W ramach wstępnej analizy zgłoszenia osoba odpowiedzialna za jego obsługę dokonuje  weryfikacji zgłoszenia i ustala, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu publicznego, a jeżeli nie należy – ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych. Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 7 dni.

Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub są uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.

W przypadku ustalenia, że zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu publicznego i po ustaleniu organu właściwego do podjęcia działań następczych, przekazanie zgłoszenia następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni. Sygnalista zostanie poinformowany o przekazaniu zgłoszenia do rozpatrzenia innemu organowi publicznemu. 

W przypadku stwierdzenia, iż zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od jego przekazania innemu organowi, o czym Sygnalista również zostanie poinformowany.

W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:

a)      jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

b)     innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Po przeprowadzeniu wstępnej analizy zgłoszenia i zakwalifikowania go do rozpoznania w dalszym postępowaniu, powołana zostaje Komisja Wyjaśniająca (dalej: Komisja), która rekomenduje sposób załatwienia danej sprawy. Komisja może wnioskować do Sygnalisty o przedłożenie wyjaśnień, dodatkowych informacji lub dokumentów mogących mieć znaczenie dla rozpatrzenia zgłoszenia.

Zgłoszenia są rozpatrywane w kolejności ich zgłoszenia.

Zgłoszenia anonimowe podlegają rozpatrzeniu na zasadach ogólnych. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia (albo w toku postępowania wyjaśniającego), że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach z zakresu prawa pracy, a w przypadku zgłaszającego świadczącego na rzecz Urzędu Miejskiego w Sandomierzu pracę, usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie takie może skutkować rozwiązaniem tejże umowy. Niezależnie od powyższych skutków, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, w tym odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody po stronie Urzędu Miejskiego w związku z fałszywym zgłoszeniem.

Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ publiczny, do którego wpłynęło zgłoszenie przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia w terminie nieprzekraczającym 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Zasady poufności oraz przetwarzania danych osobowych

        W związku z realizacją przepisów ustawy stanowi się, iż dane osobowe  Sygnalisty  powinny  pozostać  poufne  i  nie  mogą  być  ujawniane  w  toku postępowania  bez  wyraźnego i  jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.

        Dane osobowe otrzymane przez organ publiczny w związku z zewnętrznym zgłoszeniem naruszenia prawa będą:

- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (art. 5 ust. 1 lit. a RODO),

- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (art. 5 ust. 1 lit.b RODO),

- adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (art. 5 ust. 1 lit. c RODO),

- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (art. 5 ust. 1 lit. d RODO),

- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO),

- przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. f  RODO).

        Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega analogicznym wymogom zachowania poufności. Sygnalista może przy tym również wyrazić zgodę na ujawnienie danych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W takim przypadku jego dane będą ujawnione przez organ publiczny (będący Administratorem danych osobowych) w informacji przekazanej w trybie art. 14 RODO osobom ujawnionym w zgłoszeniu zewnętrznym naruszenia prawa oraz w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych.   

        Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty (osoby, której dotyczy zgłoszenie/osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu) będą dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie.

        Dane Sygnalisty nie będą ujawniane w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem, ani na wniosek stron lub uczestników postępowania.

        Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe przetwarzane będą w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie będą miały znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą niezwłocznie usuwane.

        Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone.

        Administrator danych osobowych (organ publiczny) przekaże sygnaliście na podstawie art. 13 RODO informację o zasadach przetwarzania jego danych osobowych o następującej treści:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta Sandomierza mający siedzibę  w Sandomierzu (27-600), Plac Poniatowskiego 3.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez: e-mail – lub pisemnie na adres Administratora danych.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z realizacją zapisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w celach związanych z realizacją procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu określonej Zarządzeniem Nr 281/2024/IOD Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 6 grudnia 2024 r.

4. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone.

6. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez przepisy prawa.

7. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

8. Podmiot publiczny zapewnia ochronę Sygnalistów poprzez:

- ochronę jego tożsamości, chyba że otrzymał od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie jego danych;

- jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnia także ochronę poufności ich tożsamości;

- udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

- zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów.

9. Ochrona nie dotyczy Sygnalisty będącego jednocześnie sprawcą (współsprawcą, pomocnikiem) działań będących przedmiotem zgłoszenia. 

Charakter działań następczych

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i będzie dotyczyło naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności organ może: wprowadzić zmiany w obowiązujących w jego siedzibie procedurach, dokonać zgłoszenia do odpowiednich organów, nałożyć sankcje na osoby odpowiedzialne za naruszenie, podjąć działania związane z przeszkoleniem personelu, czy też wdrożyć nowe systemy kontroli.

        Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty. Organ publiczny poinformuje Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Środki ochrony prawnej  sygnalisty – zakaz działań odwetowych

Sygnaliście (osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osobie powiązanej ze zgłaszającym) przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Dotyczy to również sytuacji, gdy zgłoszenie naruszenia prawa zostało dokonane w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszone naruszenia prawa nie miało miejsca.

Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

- odmowa nawiązania stosunku pracy;

- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

- niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

- niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

- obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

- przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

- przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;

- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

- negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

- przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

- mobbing;

- dyskryminacja;

- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

- nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

- działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych,

w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

        Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę podjęcia któregokolwiek z w/w działań.

Jeżeli praca lub usługi były (są lub mają być) świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia, nałożenie obowiązku, odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Na żądanie Sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych może wydać zaświadczenie, w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie.

W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych  przysługuje mu prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia, przy czym ciężar dowodu, że określone działanie nie jest działaniem odwetowym, spoczywa na pracodawcy.

Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności Sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności dyscyplinarnej lub za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Zachęta

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego, w przypadku:

• gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, w którym doszło do tego naruszenia,
• a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,

do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

        Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail .

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

DOCXZarządzenie Nr 281 2024 IOD.docx (68,12KB)
PDFZarzadzenie Nr 281 2024 IOD.pdf (6,48MB)
DOCXZarzadzenie Nr 282 2024 IOD.docx (15,39KB)
PDFZarzadzenie Nr 282 2024 IOD.pdf (172,13KB)